病院が閉院していたらどうする？受診状況証明書が取れないときの対処法

障害年金の申請や保険給付、勤務先への提出などで求められる「受診状況証明書（受診状況等証明書）」は、初診日や受診の事実を客観的に示す重要書類です。

しかし、初診の病院が閉院・廃業していると「依頼先がない」「カルテがない」などの理由で取得できないことがあります。

本記事では、閉院の確認方法からカルテ保存期間、問い合わせ先、代替書類の集め方、提出先への説明・交渉まで、実務的な手順を整理します。

受診状況証明書が必要になるケース

受診状況証明書は「いつ・どこで・どの傷病で受診したか」を示すため、提出先が初診日や受診歴の裏付けを求める場面で必要になります。

代表的なのは障害年金の手続きで、初診日によって加入制度や納付要件の判定、障害認定日の起算が決まるため、受診の事実を示す資料が重視されます。

提出先は診断名そのものよりも、日付の整合性と客観性を見ています。初診日や通院期間が曖昧だと手続きが止まりやすいため、できるだけ早い段階で証明の方針を立てることが大切です。

受診状況証明書が取れない主な理由

取得できない理由は大きく「医療機関側の事情」と「記録が残っていない事情」に分かれ、対策も変わります。

医療機関側の事情として多いのは、閉院・廃業、移転や法人統合による窓口の変更、作成できる医師が不在、事務手続きの中断などです。この場合は引継ぎ先を探せれば解決する可能性があります。

記録が残っていない事情としては、カルテの保存年限経過による廃棄、受診自体はあっても受付簿等が残っていない、別の傷病で受診していて今回の傷病と結びつけにくい、といったケースがあります。

重要なのは、取れない理由を一つに決めつけないことです。カルテはなくても受診日が分かる台帳が残ることもあり、逆に「閉院したから無理」と思っていても系列に保管されていることもあります。

閉院・廃業した病院かどうか確認する方法

まずは本当に閉院しているのか、移転や名称変更・法人統合ではないかを確認すると、記録の引継ぎ先が見つかることがあります。

最初に行うべきは「閉院した」という事実の確認です。看板がなくても移転して診療を続けている、名称変更している、分院として再編されているなど、見かけ上は閉院に見えるだけのことがあります。

確認の順番は、医療機関名と所在地の検索、公式サイトやお知らせの確認、電話番号の現状確認（転送アナウンスが残る場合があります）、現地の掲示、近隣薬局や周辺医療機関での聞き取りが現実的です。

ここで押さえたいのは「誰が運営していたか」です。医療法人名や院長名が分かると、後の照会が一気に進みます。古い診察券、領収書、薬袋、紹介状の控えなどに手掛かりが残っていることが多いです。

カルテの保存期間と取得できる可能性

カルテには保存年限があり、時間が経つほど取得は難しくなりますが、カルテ以外の受診記録が残るケースもあるため確認が重要です。

診療録（いわゆるカルテ）には法令上の保存義務があり、原則として一定期間（５年）を過ぎると廃棄される可能性があります。そのため初診がかなり前の場合、医療機関が存続していても「カルテがない」ことは起こり得ます。

ただし、カルテが廃棄されていても、会計データ、受付簿、入院記録、検査の一部記録、紹介状の写しなど、部分的な記録が残っていることがあります。受診状況証明書は、残存資料を根拠に分かる範囲だけ記載してもらえる場合があるため、最初から諦めないことが重要です。

また、初診日が日付まで特定できなくても、年月や一定期間として整理できると手続きが前進することがあります。提出先が求めているのは完璧な物語ではなく、根拠のある時系列なので、残る証拠の種類に合わせて戦略を変えましょう。

病院が閉院している場合の問い合わせ先

閉院でも診療記録が別の医療機関や保管先に移っていることがあるため、想定される引継ぎルートから順に当たるのが効率的です。

閉院時の記録の行方は、同一法人内で承継される場合と、外部保管になる場合がよくあります。まずは系列や法人の動きを追い、それでも不明なら外部保管の可能性を探ります。

問い合わせでは、単に「証明書が欲しい」ではなく、「いつ頃・どの診療科で・どんな傷病で受診したか」を特定して伝えるほど、照合が進みます。特に同姓同名や旧姓がある場合は、生年月日や当時の住所も有効です。

医療機関側の対応負担も考えると、情報を小出しにするより、最初から整理したメモを渡す方が結果的に早く確実です。依頼目的（障害年金）を伝えると、適切な書式や手続き案内につながります。

同じ医療法人・系列病院に引き継がれている場合

医療法人の統合、分院の再編、近隣クリニックへの機能移管などにより、閉院していても診療記録が系列の別施設に移っていることがあります。外からは分かりにくいですが、このパターンが見つかると証明書取得の可能性が高いです。

確認手順としては、まず診察券や領収書から医療法人名を特定し、法人名と院長名で検索します。公式サイトの沿革やお知らせに「診療所閉鎖」「外来機能移転」などの記載があることもあります。電話がつながらない場合でも、法人本部や系列病院の代表番号に回ると情報が得られます。

照会時に伝える要点は、氏名（旧姓があれば併記）、生年月日、受診時期の目安、診療科、当時の住所、分かれば診察券番号、依頼の目的です。記録の有無だけでなく、開示や証明書作成の受付窓口と必要書類も同時に確認すると二度手間を防げます。

診療記録の保管先が第三者（倉庫・委託先）の場合

閉院時に診療録を倉庫会社などへ外部保管し、院長や事務責任者が管理しているケースがあります。この場合、現地に窓口はなくても、管理者にたどり着ければ取り寄せや証明書作成の相談が可能です。

手掛かりの探し方としては、閉院時の掲示や告知文、旧ホームページの跡、電話の自動案内、近隣の医師会情報、地域の保健所への照会が現実的です。最終院長や事務長の連絡先が分かると早いですが、分からない場合は「閉院した医療機関の管理者に連絡を取りたい」という目的で相談すると道筋が作れます。

取り寄せや開示請求では、本人確認書類、委任状（家族や社労士などが手続きする場合）、手数料、受診時期の特定情報が求められやすいです。第三者保管の場合は時間がかかることも多いため、提出期限がある手続きでは、先に提出先へ状況説明を入れて並行して進めるのが安全です。

後継医療機関が不明な場合に相談する窓口

引継ぎ先が分からないときは、地域の公的・業界窓口に照会すると手掛かりが得られることがあります。

候補が尽きたら、地域の医師会、保健所、自治体の医療政策担当などに「閉院した医療機関の連絡先や記録の引継ぎ情報がないか」を照会します。全てを教えてもらえるとは限りませんが、少なくとも照会先の候補や手順のアドバイスが得られることがあります。

障害年金目的であれば、年金事務所や街角の年金相談センターに事前相談し、受診状況証明書が取れない場合に必要となる書類（申立書や参考資料）を確認しておくと、集めるべき資料がぶれません。

ご自身の場合、どういった窓口に相談するべきかわからない⋯という場合は無料にてご相談いただくことも可能です。気になる方は以下ボタンからご相談ください！

受診状況証明書の代替になる書類

証明書が取れなくても、初診日や受診歴を推定できる資料を複数組み合わせて提出し、目的（年金・保険など）に応じた立証を行います。

代替資料の考え方は、単発の強い証拠を探すより、時系列がつながる複数の証拠で「その時期に受診していた」ことを固めることです。医療機関発行のもの、公的機関の記録、保険者の記録は客観性が高く評価されやすい傾向があります。

具体例として、紹介状や診療情報提供書、転院先のカルテや問診票に記載された前医情報、検査結果票、入院証明に類する書類、調剤薬局の調剤明細や薬歴、お薬手帳、領収書や診察券、健康保険の給付記録（受診月が分かるもの）などが挙げられます。

障害年金では「受診状況証明書が添付できない申立書」と参考資料をセットで提出し、最も古い記録が残る医療機関で書ける範囲の証明を作ってもらう、という組み立てが現実的です。重要なのは、本人の記憶だけで初診日を断定せず、根拠と結びつけて説明できる形に整えることです。

代替書類の集め方と注意点

代替資料は「いつ作成されたか」「誰が作成したか」「日付や医療機関名が客観的に読み取れるか」が評価の鍵になるため、集め方にコツがあります。

まずは通院歴を時系列に並べたメモを作り、初診と思われる時期、転院の順番、薬局の利用先、当時の勤務先や住所変更などを整理します。この下準備があると、医療機関や保険者への照会で回答が得やすくなります。

資料は原本がなくても写しで足りる場合がありますが、日付、医療機関名、本人氏名が読めることが大切です。印字が薄い領収書や古い診察券は、スキャンや写真で読み取りやすい形に残し、入手経路もメモしておくと説明力が増します。

注意点として、第三者の記憶だけに依存すると評価が不安定になりやすいことが挙げられます。第三者の申立てを使う場合でも、調剤記録や保険給付記録など本人申立て以外の裏付けと組み合わせ、内容の整合性を取ることで通りやすくなります。

提出先（年金・保険・会社）への説明と交渉のポイント

提出先ごとに求める水準や受理可否が異なるため、閉院で取得不能である事情説明と、代替資料の提示方法を工夫することで手続きが進みやすくなります。

まず、取得できない事情は「閉院の事実」「引継ぎ先探索をしたが不明、または記録が残っていないと言われた」「いつ誰に確認したか」を時系列で説明できるようにします。結論だけでなく、探索の過程を示すことで、提出先は代替手段の検討に入りやすくなります。

障害年金では、受診状況証明書が取れない場合の申立書と参考資料で初診日認定を目指す運用があり、転院先に前医情報が残っていないかを順に確認するのが基本です。

交渉のポイントは、代替資料をばらばらに出すのではなく、通院歴の一覧表と根拠資料を紐づけて提出することです。提出先が確認したいのは整合性なので、どの資料がどの時点を裏付けているかが一目で分かる形にすると、判断が早くなります。

まとめ

閉院で受診状況証明書が取れない場合でも、閉院確認→引継ぎ先探索→代替資料収集→提出先と調整の順に進めれば、受診歴の立証に近づけます。

閉院かどうかは、移転・名称変更・法人統合の可能性まで含めて確認し、医療法人名や院長名など「運営主体」の情報を押さえることが近道です。

カルテがなくても受診記録の一部が残る場合があり、また代替資料を組み合わせれば初診日や受診歴の説明は可能です。通院歴の時系列メモを作ってから動くと、照会や交渉が通りやすくなります。

期限がある手続きでは、探索と並行して提出先へ早めに事情説明を行い、代替資料で進める方針を合意しておくことが重要です。取れないこと自体よりも、根拠と整合性を揃えて説明できるかが結果を左右します。